La pandemia ci ha fatto conoscere un nuovo termine: collaboration. La collaborazione, in realtà, ha poco a che fare con il Covid 19: utilizzare uno strumento innovativo di collaboration, infatti, non significa creare sinergia tra due o più individui, ma può aiutare se l’organizzazione si basa su principi solidi di trasparenza, fiducia, lavoro di squadra, supporto, motivazione e comunicazione. I motivi che portano un progetto al successo sono molteplici, ma se analizziamo i fattori comuni di tante storie di successo, troviamo sempre la collaborazione.
Lavorare insieme (etimologia della parola “collaborare”) può sembrare un concetto banale e scontato nelle organizzazioni, eppure un sondaggio condotto da Salesforce ha evidenziato che in un campione di 1400 persone con ruoli professionali diversi, l’86% ha affermato che i fallimenti sul luogo di lavoro sono dovuti alla scarsa collaborazione nei team. Ogni individuo, nella vita professionale o personale, sente la necessità di collaborare con gli altri. In questo caso, la modalità di interfacciarsi e comunicare può avere un peso talmente importante da sabotare l’esito del lavoro e delle relazioni personali. Quando ho l’opportunità di incontrare i giovani delle Università, mi piace attirare la loro attenzione con una citazione di David Allen “You can do anything, but not everything”, ovvero supponendo di avere competenze e conoscenze illimitate, non possiamo pensare di ricoprire qualsiasi ruolo aziendale in autonomia. Ogni organizzazione per avere la giusta resilienza, in grado di fronteggiare i cambiamenti ed i turbamenti repentini che caratterizzano il nostro mondo, deve porre al centro le persone e le modalità con le quali interagiscono.
Collaborazione omnidirezionale
Quando si parla di lavorare insieme, si tende sempre a pensare all’importanza del team. Nessun team svolge un lavoro o un’attività solo per sé stesso, ma sicuramente gli outcomes saranno attesi da altri stakeholder, quindi collaborare significa partecipare attivamente e in maniera omnidirezionale con i team aziendali, con il management di qualsiasi livello e l’intera supply chain di un prodotto o servizio. L’obiettivo di qualsiasi progetto è quello di creare valore per il business, ma affinché il valore delle attività possa fluire in maniera continua e senza problemi, è necessario instaurare un rapporto collaborativo che va oltre i contratti e la burocrazia. Nel settore del software, il manifesto dello sviluppo agile è sicuramente il punto di riferimento di tante organizzazioni che si trovano ad operare in habitat complessi, i quali richiedono elevata capacità di adattamento e reattività ai cambiamenti, ma come è espressamente scritto nel manifesto, bisogna “considerare l’importanza della collaborazione col cliente più che della negoziazione dei contratti”, perché solo una stretta cooperazione e sinergia con il cliente può portare alla creazione di un prodotto o servizio di valore e di conseguenza al successo di un progetto.
Supporto e lavoro di squadra
Creare uno spirito di squadra è sicuramente l’aspetto più impegnativo della collaborazione che richiede tenacia e perseveranza, incontrando spesso ostacoli come l’individualismo, l’opportunismo e la sindrome del deresponsabilizzato. Il segreto del lavoro di squadra resta sempre la trasparenza e la condivisione chiara degli obiettivi, l’unico modo per incentivare la partecipazione attiva delle persone e favorire le interazioni. Solo gli obiettivi, opportunamente condivisi, possono guidare team e stakeholder verso un’unica meta favorendo il supporto reciproco che nel lungo periodo premia qualsiasi attività (o per lo meno, porta alla consapevolezza di aver fatto tutto il possibile).
Fiducia
La fiducia è il collante di ogni collaborazione. Collaborare senza fiducia induce alla formalizzazione dei rapporti, agli atteggiamenti difensivi che ostacolano la volontà e la creatività di ognuno di noi, penalizzando la qualità del lavoro ed il valore apportato ai nostri prodotti o servizi. La fiducia deve essere coltivata esattamente come si fa con una pianta: assicurarsi che cresca giorno dopo giorno, mantenendola rigogliosa. Ognuno di noi avrà sicuramente apprezzato i vantaggi di un rapporto di fiducia con un cliente, una situazione in cui contratti e formalità passano in secondo piano, rispetto ad un approccio condiviso nella creazione di un valore reciproco.
Motivazione
Henrik Kniberg, agile coach di aziende importanti come Spotify e Lego, ha inventato questa formula
Produttività = Sforzo x Competenze x Ambiente x Movitazione2
La produttività, che molto spesso rientra nelle KPI aziendali e sulla base della quale si prendono decisioni strategiche, è legata all’impegno ed al livello di competenza degli individui, i quali devono disporre degli strumenti adeguati allo svolgimento delle attività, ma ciò non basta. Il fattore principale della produttività è la motivazione, un processo che permette di realizzare prodotti o servizi di valore e senza il quale ogni sforzo aggiuntivo, ogni incremento di competenza o ogni miglioramento dell’ambiente, possono risultare poco utili. Motivare un team può essere complicato, ma la fiducia, l’autonomia e la trasparenza degli obiettivi, può creare un habitat coinvolgente in grado di stimolare l’interesse delle persone.
Comunicazione
Per collaborare bisogna comunicare. Un aspetto spesso sottovalutato nelle organizzazioni è la comunicazione, che molte volte porta ad una scarsa produttività e risultati di bassa qualità, se non avviene nella misura e con le modalità corrette. Chiunque nel proprio lavoro si sarà sicuramente ritrovato almeno una volta in un meeting interminabile e poco coinvolgente, dai risultati discutibili, nati però da buoni propositi di condivisione o allineamento. Migliorare la comunicazione significa favorire la condivisione delle informazioni, ottimizzare il tempo e ridurre gli sprechi, obiettivi sensibili per qualsiasi organizzazione. Negli anni precedenti alla pandemia, la forma più comune di comunicazione era di tipo sincrono basato principalmente su rapporti face to face, che poi sono stati sostituiti da meeting online, organizzati con le stesse modalità, ma spesso meno proficui. Comunicare, in realtà, non significa semplicemente organizzare un meeting, ma renderlo proficuo. La comunicazione di tipo sincrono basata principalmente su meeting, in realtà, è utile solamente per determinate situazioni come il decision making, per risolvere conflitti o per svolgere attività di problem solving collaborativo. In tutte le altre occasioni, comunicazioni di tipo asincrono come mail, wiki aziendali e semplicemente una bacheca virtuale o reale, possono essere utili per comunicare risultati o condividere informazioni e opinioni. Evitare incontri face to face inutili, crea meno frustrazione, permette una migliore organizzazione del tempo e riduce sicuramente gli sprechi.
Tecnologia
E in tutto questo, la tecnologia? La tecnologia è sicuramente il facilitatore della collaborazione, basti pensare al modo in cui ha permesso alle organizzazioni di continuare ad operare durante il lockdown. Qualsiasi strumento digitale da solo non può bastare, per essere efficace deve poggiare su basi solide di collaborazione, che devono entrare a far parte della cultura aziendale. Creato il giusto ambiente collaborativo, la digitalizzazione può solo portare all’aumento delle performance ed alla resilienza dell’organizzazione, permettendo a qualsiasi struttura di adattarsi al cambiamento, abbattendo le barriere della distanza.
La collaborazione è un concetto semplice, ma molto difficile da applicare, con un forte impatto nelle organizzazioni e nella qualità dei prodotti o servizi. Nella nostra vita professionale o privata, ogni attività o decisione può trasformarsi in un successo o un totale fallimento, ma sono convinto che “Errare è umano, NON collaborare è una scelta!”
Christian Lillini – Technical Leader & Software Engineer
